AI時代の追い風ラジオ。AI導入の稟議が3回却下された会社。作り替える前に分かった、本当の原因
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3回却下された稟議書
レ
レン
AI導入の稟議、3回出して、3回とも却下されたんです。
サクラ
その稟議書、見せてもらえますか？
レ
レン
これです。
サクラ
「AIで注文入力を効率化」「月額◯万円」「他社でも導入が進んでいる」……
サクラ
これだと、社長は判断できないと思います。
サクラ
AI時代の追い風ラジオ、ナビゲーターのサクラです。
サクラ
今日は架空の会社を例に、この稟議書を作り替えてみます。
サクラ
レンさんには、包装資材の卸の総務課長をお願いしています。
却下の理由は、説明の下手さではない
レ
レン
説明が足りないのは、分かってます。
レ
レン
でも社長は、何を出しても却下するんですよ。
サクラ
社長は、何と言っていましたか？
レ
レン
「事務の給料は、どっちにしても払うよね。で、利益はいくら増えるの？」って。
サクラ
この稟議書、その質問に、どこで答えていますか？
レ
レン
……答えてないですね。
測ろうとしたら、現場に断られる
サクラ
まず、注文入力に実際どれだけかかっているか、1週間、測ってみませんか。
レ
レン
無理ですよ。
レ
レン
現場は忙しくて、数字なんて取ってくれません。
サクラ
だから、付箋に正の字でいいんです。
サクラ
入力したら1本。
サクラ
訂正の電話をしたら、別の色で1本。
サクラ
それだけです。
レ
レン
……それなら、できるかもしれません。
品番、誰が間違えている？
レ
レン
測ってみたら、訂正に思っていたより時間がかかってました。
レ
レン
入力の半分もあります。
レ
レン
正直、ほとんど入力の時間だと思ってました。
サクラ
その訂正は、なぜ起きるんですか？
レ
レン
品番が間違っていることが多いです。
サクラ
その品番、誰が間違えているんですか？
レ
レン
……そこまでは、調べていません。
サクラ
実は、そこが一番重要なんです。
サクラ
取引先が、注文書に間違った品番を書いているのか。
サクラ
社内で、打ち間違えているのか。
サクラ
それによって、AIが役に立つ場所がまったく変わります。
レ
レン
取引先が間違えていたら？
サクラ
AIが正確に読み取っても、間違った品番のまま入ります。
サクラ
その場合に効くのは、AIではなく、注文書の書式を変えることです。
サクラ
そこで次の週は、訂正のたびに、原因も一言書いてもらいました。
レ
レン
6割が取引先……じゃあ、うちが出していた稟議書は……
サクラ
原因を調べる前に、解決策を決めていたんです。
サクラ
却下されたのは、そこを社長が見抜いていたからかもしれません。
作り替えた稟議書
サクラ
では、作り替えた稟議書を見てみましょう。
サクラ
件名は「注文訂正（週6時間）を減らす取り組みの試行」。
サクラ
1つ目に、現状の時間と訂正の原因を書きます。
サクラ
2つ目がやること。
サクラ
主な取引先に品番入りの注文書のひな形を渡す。
サクラ
費用はほぼゼロです。
サクラ
そして、社内の打ち間違いの分だけ、FAXの読み取りを1か月試します。
サクラ
3つ目は、浮いた時間の使い道。
サクラ
見積と納期の回答に回します。
サクラ
人は減らしません。
サクラ
4つ目が判断の基準。
サクラ
1か月後、訂正が週3時間以下になれば続ける。
サクラ
変わらなければやめます。
レ
レン
AIが、2番目の(b)だけに小さくなりましたね。
サクラ
はい。
サクラ
でも、社長が判断できるのは、こっちです。
サクラ
利益がいくら増えるかは、浮いた時間を何に使うかで決まるので、そこまで書きます。
足りないのは、原因の確認
サクラ
稟議が通らないとき、足りないのはAIの説明ではなく、原因の確認です。
サクラ
何が原因で仕事が増えているのか。
サクラ
そこが分かると、AIを入れるべき場所も、入れなくていい場所も見えてきます。
サクラ
一度、うちの業務で一番時間を取られている作業の「原因」を、誰が分かっているか、確かめてみてください。
ご相談はテイルウインドへ
サクラ
このページ下のリンクに、稟議の前に埋める1枚を載せておきます。
サクラ
何から調べればいいか一緒に整理したいときは、テイルウインド株式会社へお気軽にご相談ください。
サクラ
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サクラ
AI時代の追い風ラジオ、ナビゲーターのサクラでした。
AI導入の稟議がなかなか通らない、何から調べればいいか分からない、ということはありませんか？
テイルウインド株式会社では、ツールを選ぶ前に、今の業務のどこに時間がかかっていて、その原因が何かを一緒に整理するところからご相談をお受けしています。AIを入れるべき所も、入れなくていい所も含めてご提案します。
**AI活用・業務改善のご相談は、テイルウインド株式会社までお気軽にお問い合わせください。**
