AppSheetで自社の案件管理アプリを作ってみた｜低コストで業務アプリを作る選択肢と、できること・できないこと
ExcelやGoogleスプレッドシートで業務管理をしていると、こんな課題が出てくることがあります。
- ファイルを開かないと状況が分からない
- 入力項目がバラバラになる
- 過去の対応履歴を探すのに時間がかかる
- 担当者ごとのタスクが見えづらい
- スマートフォンから操作しづらい
- 専用システムを作るほどではない
- とはいえSaaSでは自社業務にぴったり合わない
こうした「Excelやスプレッドシートの次の一歩」として候補になるのが、Googleのノーコード開発ツール AppSheet です。
今回、弊社でもAppSheetを使って、自社向けの簡易的な案件管理アプリを作成しました。
結論から言うと、
低コスト・短期間で業務アプリを作りたい場合、AppSheetはかなり有力な選択肢です。
一方で、AppSheetですべての業務システムを作れるわけではありません。
この記事では、実際に自社で作ったアプリを例に、
- AppSheetでどんな業務アプリを作れるのか
- AppSheetのメリット
- AppSheetでできること
- AppSheetでは難しいこと・できないこと
- どんな企業に向いているのか
- スクラッチ開発との使い分け
を、できるだけ実務目線で紹介します。
AppSheetとは？
AppSheetはGoogleが提供するノーコード開発プラットフォームです。
プログラムを一から書かなくても、Googleスプレッドシートやデータベースなどのデータをもとに、業務アプリを構築できます。
例えば、
- 顧客管理
- 案件管理
- 在庫管理
- 日報
- 点検記録
- 申請管理
- タスク管理
- 予約管理
- 営業活動記録
といったアプリを作ることができます。
プロトタイプ開発やテスト、個人利用については無料で試すこともできます。一方、メール送信やスケジュール実行など、一部のAutomation機能は無料利用では制限があります。
実際に社内展開する際は、契約しているGoogle Workspaceのプランや必要なAppSheetライセンスを確認する必要があります。
弊社でもAppSheetで案件管理アプリを作ってみました
今回、弊社で作ったのは非常にシンプルなものです。
管理している情報は主に4つです。
顧客
↓
案件
├─ 商談・活動履歴
└─ タスク
例えば、ある会社からAI活用について相談があった場合、
株式会社A
↓
AI-OCR導入案件
├─ 初回ヒアリング
├─ オンライン商談
├─ 見積提出
└─ 次回対応タスク
という形で情報をまとめています。
高度なCRMを作ったわけではありません。
むしろ今回重視したのは、
「今までスプレッドシートで管理していた情報を、簡単に入力・検索・確認できるようにする」
という点です。
実際に作った機能
今回の社内案件管理アプリでは、以下のような機能を実装しています。
1. 顧客管理
会社名、業種、所在地、Webサイト、流入経路などを登録しています。
例えば流入経路を、
- Web問い合わせ
- 紹介
- 交流会
- 既存顧客
- その他
といった選択式にしておくことで、入力内容のばらつきも抑えられます。
2. 案件管理
会社ごとに複数の案件を紐付けられるようにしています。
案件には、
- 案件名
- 概要
- ステータス
- 見込金額
- 受注確度
- 次回対応日
- 担当者
などを登録します。
ステータスも、
問い合わせ
↓
初回商談
↓
提案中
↓
見積提出
↓
検討中
↓
受注
というように選択式にしています。
3. 商談・活動履歴
案件ごとに、
- 電話
- メール
- オンライン商談
- 訪問
- 提案
- 見積提出
といった活動を記録できます。
案件を開けば、
9月5日 初回問い合わせ
9月8日 オンライン商談
9月10日 提案資料送付
9月12日 見積提出
といった履歴を確認できます。
「前回何を話したか分からない」という問題を減らせます。
4. タスク管理
案件ごとにタスクを紐付けています。
例えば、
- 見積書を作成する
- 提案資料を送付する
- 次回日程を調整する
- 顧客から資料を受領する
といった内容です。
期限とステータスを設定し、
今日までに対応すべき未完了タスク
だけを表示する画面も用意しています。
5. ボタン操作
例えば案件詳細画面に、
「受注にする」
というボタンを配置しています。
ボタンを押すだけで、
提案中
↓
受注
のようにステータスを変更できます。
簡単な処理であれば、利用者が毎回項目を編集しなくても、ボタン操作にすることができます。
6. ダッシュボード
トップ画面では、
- 現在の案件
- 今日のタスク
- 最近の活動
などをまとめて確認できるようにしています。
大規模なBIツールほど高度な分析をする必要がなければ、この程度でも十分実用的です。
7. 自動通知
AppSheetにはAutomationという仕組みがあります。
例えば、
次回対応日を過ぎている案件があったら担当者に通知する
といった設定が可能です。
AppSheet Automationでは、業務プロセスやドキュメントベースのワークフローを自動化できます。
例えば、
次回対応日
↓
今日になった
↓
担当者へ通知
といった使い方です。
ただし、スケジュール実行やメール送信など一部のAutomation機能は、利用プランによって制限があります。
AppSheetの良いところ
実際に触ってみて、AppSheetの強みは大きく5つあると感じています。
1. 開発期間をかなり短くできる
一般的なWebシステムを一から開発する場合、
- データベース
- API
- ログイン
- 一覧画面
- 入力画面
- 詳細画面
- スマートフォン対応
などを個別に実装する必要があります。
AppSheetでは、こうした基本部分の多くを自動生成できます。
今回のような簡易的な案件管理であれば、要件が固まっていれば数日程度でも形にできます。
2. Googleスプレッドシートを活用できる
既にGoogleスプレッドシートで管理している会社の場合、大きなメリットがあります。
例えば、
現在
Googleスプレッドシート
顧客一覧.xlsx
案件一覧.xlsx
↓
AppSheet導入
同じデータ
＋
入力フォーム
＋
検索
＋
スマホ画面
＋
通知
という形にできます。
いきなり既存のデータを全部移行する必要がない場合もあります。
3. スマートフォンから使いやすい
現場系の業務では、PCよりスマートフォンで入力したいケースがあります。
例えば、
- 工事現場
- 製造現場
- 介護現場
- 営業訪問
- 点検業務
などです。
AppSheetなら、ブラウザやスマートフォンアプリから操作できます。
そのため、
現場で入力
↓
事務所で確認
という業務との相性は良いです。
4. ちょっとした業務改善に強い
AppSheetが特に向いているのは、
「専用システムを開発するほどではないけれど、Excelだけでは少し不便」
という領域です。
例えば、
在庫管理
商品
在庫数
入庫
出庫
日報
担当者
日時
作業内容
写真
コメント
点検
設備
点検日
チェック項目
異常有無
写真
営業管理
会社
案件
活動履歴
次回対応
こういったシンプルな業務は、AppSheetと非常に相性があります。
5. 小さく始めやすい
業務システム導入でよくある失敗が、
最初からすべての業務をシステム化しようとする
ことです。
AppSheetなら、
まず一つの業務
↓
使ってみる
↓
問題点を確認
↓
改善
↓
必要なら対象を増やす
という進め方ができます。
これは特に中小企業の業務改善では重要だと考えています。
AppSheetでできること
代表的には、以下のようなことができます。
| 機能AppSheet | |
|---|---|
| データ入力フォーム | ○ |
| 一覧表示 | ○ |
| 検索 | ○ |
| 絞り込み | ○ |
| スマホ対応 | ○ |
| 写真撮影・登録 | ○ |
| GPS情報 | ○ |
| QRコード・バーコード | ○ |
| Google Sheets連携 | ○ |
| データベース連携 | ○ |
| 権限による表示制御 | ○ |
| ボタンによる処理 | ○ |
| 自動通知 | ○ |
| メール送信 | ○ |
| PDF生成 | ○ |
| 簡単なダッシュボード | ○ |
| ワークフロー | ○ |
| API連携 | 条件次第 |
| 高度なAI処理 | 条件次第 |
思っている以上にいろいろできます。
一方で、AppSheetが向いていないこともあります
ここは重要です。
弊社では、
すべての業務をAppSheetで作ればいいとは考えていません。
むしろ要件によっては、最初から通常のWebシステムを開発した方が良い場合があります。
1. 複雑な画面UIには向いていない
AppSheetは基本的に、
- 一覧
- 詳細
- フォーム
- カード
- ダッシュボード
など、ある程度決められたUIを組み合わせます。
そのため、
独自デザインの画面を作りたい
SaaSとして販売できるほどUIを作り込みたい
特殊な操作画面を作りたい
というケースには向いていません。
2. 非常に複雑な業務ロジック
例えば、
100以上の条件分岐
↓
複数サービスへAPIアクセス
↓
AI判断
↓
複雑な計算
↓
他システムへ登録
のような処理は、AppSheetだけで作ろうとすると保守が難しくなることがあります。
「できるか」だけではなく、
作った後に誰が保守できるか
も重要です。
3. 大量データでは設計が重要
AppSheetではSecurity Filterなどを使って、ユーザーに必要なデータだけを読み込ませる仕組みがあります。
一方で、Googleスプレッドシートに大量のデータを置き、それを毎回すべて読み込むような設計にすると、同期性能などに影響する可能性があります。
Googleも、大量データの場合にはセキュリティフィルタなどを使ってAppSheet側へ読み込むデータ量を減らすことを案内しています。
そのため、
データ数十万件
高頻度アクセス
多数ユーザー
といったシステムでは、データベースを含めた設計を検討した方がよいでしょう。
4. 高度な権限管理には注意が必要
AppSheetでは、
- ログイン必須
- ユーザー単位の表示制御
- セキュリティフィルタ
- ドメイン単位のアクセス管理
などができます。
ただしGoogleも、セキュリティフィルタだけでセキュリティ対策が完結するわけではなく、データソース側でも適切に保護する必要があると説明しています。
特に、
- 個人情報
- 人事情報
- 給与
- 顧客機密情報
などを扱う場合は、単純に「AppSheetなら安全」と考えず、権限設計まで含めて検討する必要があります。
5. 一般消費者向けサービスにはあまり向いていない
社内業務アプリには非常に便利ですが、
不特定多数のお客様が使うWebサービス
ECサイト
SNS
大規模な会員サービス
などを作りたい場合は、通常のWeb開発の方が適していることが多いです。
AppSheetとスクラッチ開発、どちらが良いのか？
これは、
どちらが優れているかではなく、用途の違いです。
例えば、
AppSheet向き
社内業務
5〜50人程度
既存Excelあり
入力・一覧・検索が中心
短期間で導入したい
予算を抑えたい
ならAppSheetが候補になります。
スクラッチ開発向き
独自UI
複雑な業務ロジック
外部サービスとの高度な連携
大規模データ
多数ユーザー
将来的にSaaSとして販売
なら、Next.jsなどを使った通常のWebシステム開発を検討した方が良いケースが多いです。
AppSheetは「安いシステム」ではなく「適材適所」
AppSheetについて調べると、
ノーコードだから安い
という説明もよく見かけます。
確かに、開発工数を減らせるため、スクラッチ開発より低価格で導入できるケースはあります。
ただし本当に重要なのは、
業務に合っているかどうかです。
例えば、
100万円かけてスクラッチ開発する必要がない業務なら、
AppSheetで20万円程度の仕組みを作る方が合理的かもしれません。
逆に、
AppSheetで無理に複雑なシステムを作り、何十時間も設定に時間を使うのであれば、
最初からスクラッチ開発した方が良い場合もあります。
弊社では「まずAppSheetありき」では考えません
今回、自社でもAppSheetを使った案件管理アプリを作りました。
そのうえで感じるのは、
AppSheetは非常に便利ですが、あくまで選択肢の一つ
ということです。
例えばご相談をいただいた場合、
現在の業務を確認
↓
課題を整理
↓
既存SaaSで解決できる？
↓
AppSheetで十分？
↓
Google Apps Script？
↓
通常のWebシステム開発？
という順番で考えます。
場合によっては、
「新しくシステムを作る必要はありません」
という結論になることもあります。
こんな業務ならAppSheetを検討してもよいかもしれません
例えば、
- Excelで顧客管理している
- スプレッドシートで案件管理している
- 紙の日報をデジタル化したい
- 点検記録をスマホ入力したい
- 在庫数を複数人で管理したい
- 営業報告をスマホから入力したい
- 申請業務を簡単にしたい
- 既存Excelを残したまま使いやすくしたい
といったケースです。
こうした場合、
大規模なシステム開発を始める前に、AppSheetで小さく試す
という方法があります。
「Excelの次」を考えている企業様へ
弊社では、AI活用やシステム開発だけでなく、
現在の業務を整理したうえで、どの方法で改善するのがよいか
から一緒に検討しています。
例えば、
Excel・スプレッドシートのまま改善
↓
AppSheetなどのノーコード
↓
既存SaaS導入
↓
一部だけ自動化
↓
専用システム開発
と段階的に考えることもできます。
最初から高額なシステムを導入する必要はありません。
まとめ
今回、自社の案件管理をAppSheetで簡単にアプリ化してみました。
AppSheetの強みは、
- 短期間で作れる
- 比較的低コスト
- Google Sheetsを活用できる
- スマートフォンから使える
- 小さな業務改善と相性が良い
という点です。
一方で、
- 複雑なUI
- 高度な業務ロジック
- 大規模データ
- 高度な権限管理
- 一般消費者向けサービス
などには向いていない場合があります。
重要なのは、
AppSheetを使うこと
ではなく、
今の業務に対して、一番小さく・安く・運用しやすい方法は何か
を考えることだと思います。
「今Excelで管理している業務を、もう少し使いやすくできないか？」
「システム開発を依頼するほどなのか分からない」
「AppSheetでできるのか、専用開発が必要なのか判断できない」
といった段階でも問題ありません。
現在の業務を確認したうえで、
Excelの改善で済むのか、AppSheetが向いているのか、既存SaaSが良いのか、専用システムを作るべきなのか
から整理できます。
まずはお気軽にご相談ください。
